Op het eerste oog zijn er meer verschillen dan overeenkomsten tussen een CRM-systeem en software voor projectmanagement. En daar valt iets voor te zeggen. De systemen vervullen immers in verschillende functies voor bedrijven. Waarom is het toch slim om de gegevens van klanten en projecten te integreren?
CRM en projectmanagement: de logische combinatie
Een CRM-systeem richt zich op alle informatie rondom klanten. CRM is de basis voor sales, marketing en klantenservice en is bedoeld om klantinformatie volledig en up-to-date te beheren. Iedereen binnen jouw bedrijf heeft altijd een goed beeld van de meest actuele stand van zaken. Je kent de klant en zijn behoeften. Alle cruciale klantinformatie is overzichtelijk, toegankelijk en compleet terug te vinden op één plek.
Projectmanagement omvat alle taken en aspecten rondom het uitvoeren van projecten. Van voorbereiding, projectbegroting, projectplanning, taakverdeling, urenregistratie en deadlines; projectmanagement zorgt voor een soepel verloop van projecten en helpt bij het behouden van het overzicht. Door een CRM-systeem te koppelen aan projectmanagement, verbeter je de samenwerking tussen verschillende afdelingen. Zo voorkom je miscommunicatie en ergernissen, zowel binnen jouw organisatie als bij de klant, en investeer je in beter en efficiënter samenwerken.
Verbeter interne processen
Goed samenwerken vraagt om duidelijk communiceren. Zeker bij grote projecten, waar veel verschillende medewerkers en afdelingen bij betrokken zijn, is communicatie de sleutel tot succes.
Je creëert een ideale ‘workflow’ door klantinformatie en projectinformatie te koppelen via hetzelfde systeem voor CRM en projectmanagement. Iedereen weet op elk moment tijdens een project wie wat en wanneer aan het doen is. Door het overzichtelijk opdelen van projecten, wordt de onderlinge communicatie versterkt en optimaliseer je interne processen.
Doordat alle betrokken teams volledig overzicht en inzicht hebben behoud je overzicht van projecten en de projectbegroting. Teams werken gestroomlijnd samen en houden projecten rendabel. En door het opstellen van rapportages op basis van de beschikbare data, leg je een sterke basis voor de winstgevendheid van toekomstige projecten. Je weet namelijk precies wat goed is gegaan, maar ook waar ruimte voor verbetering is, bijvoorbeeld met het oog op uren, kosten en planning.
Verbeter de relatie met de klant
Een relatie goed beheren kan pas als je de klant begrijpt. Het integreren van projectmanagement en CRM zorgt ervoor dat je jouw klant beter van dienst kunt zijn. Alle afdelingen en medewerkers kennen de klantreis en klantproblemen en kunnen met dit diepgaande inzicht projecten – en vooral klanten – beter begrijpen. Zo investeer je in waardevolle relaties en het vertrouwen van de klant dat hij de service en begeleiding krijgt die hij verdient of nodig heeft.
Best-of-breed of alles-in-één?
Voor elke organisatie is het verzamelen van klant- en projectinformatie op één plek de manier om door te groeien en de workflow blijvend te verbeteren. De integratie van een CRM-systeem en software voor projectmanagement helpt je bij het optimaliseren van winstgevendheid en het versterken van klantrelaties.
Hoe je dit inricht, dat is natuurlijk aan jou. Zo kun je kiezen voor een integratie van best-of-breed software en blijven werken met de systemen waar jouw organisatie bekend en vertrouwd mee is. Daar valt iets voor te zeggen. Maar, waarom vertrouwen op een (veelal) ingewikkelde integratie van systemen, terwijl je ook kunt profiteren van één platform voor beide systemen? Simplicate maakt jouw bedrijfsprocessen slimmer, sneller en flexibeler. Maximaal inzicht en overzicht in projecten, zodat jij meer tijd hebt om te doen waar jij het beste in bent.
